Office manager

Waarborg adviseert bedrijven en medewerkers om gezond, vitaal en inzetbaar te worden en te blijven. Dit doen we door middel van arbodienstverlening, het geven van (strategisch) bedrijfsadvies en door het geven van o.a. inzetbaarheidstrainingen. Ons Waarborgteam bestaat in totaal uit 17 collega’s.

Als office manager speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van onze dagelijkse activiteiten. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van diverse administratieve en operationele taken. Geen dag is hetzelfde en je kunt veel onverwachte wendingen verwachten, wat vraagt om flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen.

Vacature arbodienst Waarborg - Office manager
Wat ga je doen?
  • Je gaat aan de slag met het onboarden van nieuwe klanten binnen onze arbodienstverlening. Dit vereist een gestructureerde aanpak en nauwe samenwerking met de klant. Je zorgt ervoor dat de systemen goed zijn ingericht, de overdracht met de vorige arbodienst in gang wordt gezet en de spreekuuragenda op orde is. Daarnaast zorg je ervoor dat jouw collega goed voorbereid is en zonder problemen het spreekuur kan uitvoeren.
  • Je hebt een coördinerende taak bij de uitvoer van verschillende projecten en zorgt voor een soepele uitvoering hiervan. Je bent aangesloten binnen het gehele project: van opstart tot uitvoer en van het inplannen van evaluaties tot daaruit volgende acties. Een voorbeeld hiervan is de uitvoer van een Preventief Medisch Onderzoek (PMO).
  • Je voert administratieve taken uit ten behoeve van casemanagement. Dit betreft onder andere het opnemen van de telefoon, het inplannen en wijzigen van afspraken en het beheren van de casemanager-mailbox.
  • Je bent het aanspreekpunt voor klanten (werkgevers), van zowel grote als kleine omvang, op het gebied van (complexe) HR- en verzuim gerelateerde vragen.
  • Je hebt een coördinerende rol tussen klanten (werkgevers), collega’s, onze artsen en andere betrokken partijen (zoals zorgverleners) om te zorgen dat alle relevante (medische) informatie verzameld wordt. Je zorgt er daarnaast voor dat de benodigde acties worden ondernomen en in ons systeem worden verwerkt.
  • Samen met een collega krijg je de verantwoordelijkheid om zowel zakelijke als sociale bijeenkomsten te organiseren. Dit houdt in dat je onder andere bent aangesloten bij het bedenken en uitvoeren van deze bijeenkomsten, het vaststellen van de (eventueel externe) locatie, het opstellen van een draaiboek en het organiseren van de catering.
Wat vragen wij?
  • Per week ben je minimaal 32 tot 36 uur beschikbaar.
  • Je hebt ervaring binnen de arbodienstdienstverlening, binnen HR of als office manager en hebt een relevante opleiding afgerond.
  • Je hebt kennis van de Wet Verbetering Poortwachter en de kaders van geldende privacywetgeving (AVG) of bent bereid om deze kennis op te doen.
Wat bieden wij?
  • Een laagdrempelige organisatie met korte lijnen waar ieders input wordt gewaardeerd.
  • Vrijheid in het indelen van jouw uren en dagen.
  • Gezellige teamuitjes, zoals onze teamdag of een spontaan geplande wijnproeverij.
  • Een marktconform salaris op basis van ons salarishuis, afhankelijk van jouw opleidingsachtergrond en ervaring. Minimaal €3000 en max. €4500 bruto p/m obv een fulltime dienstverband. Ieder jaar ga je een stap vooruit in salaris.
  • Je ontvangt op jouw eerste werkdag een simkaart en laptop.
  • Je hebt recht op een opleidingsbudget.
  • Lunchen op het dakterras met uitzicht over Enschede.
  • Reiskostenvergoeding à €0,21 per kilometer.
Uw sollicitatie